introduzione alla Excel Automation

L' Excel Automation e' la possibilita' di progettare applicativi Excel completamente automatici (full automated).

Tali applicativi sono sostanzialmente pensati per eseguire velocemente una certa serie di operazioni e presumibilmente non dipendono fortemente da alcune variabili al cambiare delle quali noi potremmo essere costretti a rifare o rivedere buona parte del nostro lavoro (es. dimensioni del database, variazioni dei criteri di query, aggiornamenti vari che richiedono la revisione di grafici o tabelle, importazioni di files).

Questo significa che l'utente non si dovra' preoccupare di rivedere formule o quant'altro: basta un click in un eventuale menu' di opzioni e i risultati attesi verranno generati automaticamente.

Non sempre si otterra' il 100% di automation (dipende dalle nostre capacita' o dalla convenienza del farlo), ma l'obiettivo deve essere quello di rendere il nostro lavoro sempre piu' automatico, evitare operazioni ripetitive che portano inevitabilmente ad errori, e soprattutto guadagnare tempo.


Essere in grado di produrre risultati ripetibili nel piu' breve tempo possibile e' il fattore chiave.

Quindi non pensiamo piu' ad Excel come un semplice foglio di calcolo con il quale aggregare qualche dato e produrre qualche tabella, ci saremo sicuramente accorti che questo applicativo puo' essere molto di piu'.

Nell' automation confluiscono parecchi aspetti che abbiamo visto nelle pagine di questo sito, in particolare

  • Il calcolo tabellare
  • Il calcolo matriciale, in particolare la gestione delle occorrenze multiple
  • Le Database Queries
  • L'elaborazione testuale
  • La programmazione VBA
  • La capacita' di rappresentazione dei dati in forma grafica e dinamca
  • La capacita' di reporting e di progettazione dashboard
  • La Database Analysis

In questo sito abbiamo toccato tutti questi aspetti in vari livelli, e molto altro sara' aggiunto: quello che volevo sottolineare e' che non serve essere dei guru in Excel o nella programmazione VBA per ottenere un buon livello di automation e generare risultati professionalmente validi: e' importante soprattutto capire cosa serve, quali sono le opzioni piu' utili ed avere raggiunto una buona esperienza nella di job-reuse, cioe' essere in grado di adattare il codice o le formule rese disponibili in varie forme (ad esempio in questo sito) ai nostri scopi.

Non uno degli argomenti elencati sopra puo' essere pero' tralasciato, questo e' fondamentale.

Ma automatizzare costa tempo...per cui, prima di buttarsi a capofitto nel processo di automazione del nostro lavoro e' sempre utile chiedersi quante volte i dati in input saranno aggiornati, qual'e' l'origine di tali dati, in che forma andranno presentati, chi sara' l'utilizzatore finale.

Solo dopo aver capito cio' potremmo decidere se automatizzare, fino a che livello e con quali strumenti.

Ovviamente se il lavoro e' una-tantum, conviene magari dedicare un po' piu' tempo alla presentazione dei dati, ma ci sono altre situazioni in cui consolidare un flusso automatico  permette di generare risultati professionali in pochi minuti contro ore e ore di tedioso lavoro manuale.

Iniziamo quindi con un primo facile esempio.