I livelli di apprendimento in Excel

Excel e’ sicuramente uno dei software piu’ versatili mai progettati. Excel puo’ essere utilizzato come wordpad (per semplici elaborazioni testuali), per semplice calcolo tabellare (dalla lista della spesa fino alla progettazione di tabelle dinamiche), per la messa a punto di template excel (fogli di calcolo predisposti per semplici operazioni), per la progettazione di excel tools e AET (Automated Excel Tools).

Excel inoltre e’ corredato con un linguaggio di programmazione (VBA) che consente non solo di completare al meglio quanto sopra, ma anche di implementare funzionalita’ altrimenti impensabili.

Prima di capire come sono suddivisi i vari livelli di excel, chiariamo meglio alcuni termini appena utilizzati.

Calcolo Tabellare: Il calcolo tabellare e’ spesso associato al calcolo matriciale (Array in inglese). Il calcolo tabellare e’ tutt’altro che semplice, specialmente se associato ad occorenze multiple, e consiste nell’estrarre informazioni rilevanti da uno o piu’ set di tabelle di input producendo una serie di tabelle (ridotte) di output. Le tabelle in input possono anche essere lunghe migliaia di righe e decine di colonne. In seguito vedremo anche la differenza tra V-Table (Vertical Table) e H-Table ( Horizontal Table) e perche' le V-Table sono di gran lunga le piu' indicate.

Tabelle dinamiche: Spesso si ha la necessita' di estrarre sotto tabelle da tabelle (database) molto piu' complesse ed articolate. Ebbene, le tabelle estratte potrebbero aver la possibilita' di "crescere" ed aggiornarsi automaticamente al variare del database in input, implementare formule di formattazione condizionale, essere collegate a grafici a loro volta dinamici..

Excel Template: si intende un modello relativamente semplice in cui ci sia la possibilita' di inserire dei dati in modalita' strutturata ed ottenere dei risultati. Una tabella formattata che calcola il totale su diverse colonne ed utilizzabile come "modello" predisposto per diverse occasioni di utilizzo e' un excel template.

Excel Tool: si tratta di una forma evoluta di template. Un excel tool non ha bisogno che l'utilizzatore ne programmi il codice o lo modifichi in dipendenza del database di input: spesso si interfacciano con grossi database esterni, utilizzano un'interfaccia utente e possono includere parti di codice in VBA.

Automation e AET: per "Automation" si intende la possibilita' di generare report in maniera automatica, la possibilita' di interfacciarsi con Power Point o Word, la possibilita' di aggiornare il database di calcolo interno all'applicazione in dipendenza di files esterni, la possibilita' di aggiornare grafici e tabelle in modalita' dl tutto automatica. Questo livello non prescinde dallo sviluppo di codice VBA.

VBA (Visual Basic for Application): si tratta di un linguaggio di programmazione ad alto livello che in questo caso non puo' essere utilizzato per girare applicazione stand-alone, ma che invece garantisce una certa interoperatività fra applicazioni (ad esempio è possibile creare un report in Word a partire da dati di Excel) grazie all'automazione (tecnologia COM, Component Object Model). La buona notizia per noi e' che non serve essere esperti programmatori VBA per raggiungere lo stato di Excellence: basta infatti capire le basi del linguaggio di programmazione ed essere in grado di modificare a notro uso e consumo centinaia di routine VBA gia' scritte, disponibile e a volte pronte all'uso!

Chiarito cio', passiamo a vedere i vari livelli di apprendimento


Sostanzialmente abbiamo 4 "grade" e 3 livelli per il livello Advanced:

  • Basic: Excel usato in modalita' elementare, conoscenza di formule di base, qualche ragruppamento tabellare e qualche elemento di formattazione condizionale
  • Intermediate: Capacita' di calcolo anche estesa a fogli multipli, formattazione di dati a piu' livelli, uso intensivo della formattazione condizionale su dati.
  • Advanced-1: Calcolo tabellare su database complessi, calcolo matriciale, formattazione condizionale avanzata, uso intensivo di differenti grafici ad un livello di complessita' avanzata. La buona conoscenza del calcolo matriciale (Array) e' fondamentale per questo livello.
  • Advanced-2: Elaborazione testuale complessa (estrazione e concatenazione di stringhe, ricerca di forme testuali)
  • Advanced-3: Nozioni di programmazione VBA, Excel tools (piu' o meno "automatici"), Dashboard complesse
  • Excellence: progettazione di AET, 100% Automation, integrazione di Excel con Power Point e Word.

Dopodiche' ognuno si puo' specializzare nel proprio campo di applicazione, a seconda delle necessita' (Data Analysis, Project Management, PMO, Amministrazione). Ma se vogliamo utilizzare questo strumento al meglio, in maniera profittevole, qualunque sia il campo di applicazione, dobbiamo arrivare almeno all' Advanced-3.

L'obiettivo di questo progetto e' fare arrivare tutti quelli che sono interessati al livello Advanced-3, e per i piu' volonterosi, al livello Excellence, ed arrivarci in maniera veloce, passo-passo, imparando solo le cose necessarie (ricordate la regola di Pareto? Solo il 20% dello sforzo produce l'80% dei risultati, ma avremo modo di approfondire meglio questo discorso in seguito...

Ultima osservazione: il livello chiave, quello che vi permettera' davvero di fare il salto di qualita' e' l'Advanced-1, quindi troveremo molti topic propri di questo livello, con particolare riferimento al calcolo tabellare, ai grafici nonche' al calcolo matriciale (Array) che da sempre e' stato considerato come uno degli argomenti piu' ostici, ma senza del quale avanti non si va.

A questo punto non resta che proseguire usando al meglio le potenzialita' di questo progetto e rimboccarsi le maniche!